Amaç ve Kapsam

İşbu Politika’nın amacı, AloTech tarafından kişisel verilerin Kanun’a uygun olarak işlenmesi ve korunması ile Yönetmelik’e uygun olarak saklanması ve imhasını sağlamak amacıyla benimsenen ilkeleri ve bu kapsamda izlenecek olan yöntemleri açıklamaktır.

İşbu Politika, AloTech’in ve AloTech’in bağlı bulunduğu grup veya grupların, diğer şirketlerinin, doğrudan ve dolaylı bağlı ortaklık ve iştirakleri de dâhil olmak üzere yurtiçi ve yurtdışındaki iş ve çözüm ortaklarının yetkililerine, çalışanlarına, eski çalışanlarına, çalışan adaylarına, stajyerlerine, ziyaretçilerine, işbirliği içinde olduğu kurum ve kuruluşlarda çalışanlara ve yetkililerine, iştigal konusuyla ilgili olarak hizmet tedarik ettiği veya hizmet temin ettiği üçüncü kişilere ait kişisel veriler başta olmak üzere AloTech tarafından tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerin işlenmesi, korunması, saklanması ve imhası kapsamında AloTech tarafından yönetilen tüm faaliyetlerde uygulanmaktadır.

2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE VE AKTARILMASINA İLİŞKİN ESASLAR

2.1 KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ SIRASINDA ESAS ALINAN İLKELER

AloTech, Kanun’un 4. maddesi uyarınca işbu Politika kapsamındaki kişisel verileri aşağıdaki genel ilkeler doğrultusunda işlemektedir.

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme
• İşlendikleri amaçla sınırlı ve ölçülü olma
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme

2.2 KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

AloTech, kişisel verileri ilgili kişinin açık rızası olmak şartıyla işlemektedir. AloTech’in Kanun’un 5. maddesi kapsamında (i) kanunlarda açıkça öngörülmesi, (ii) fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması, (iii) bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, (iv) veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, (v) ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması, (vi) bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, (vii) ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hallerinde ilgili kişinin açık rızası olmaksızın da işlemesi mümkündür.

AloTech, özel nitelikli kişisel verileri ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlememektedir. Ancak, ilgili kişinin ırkını, etnik kökenini, siyasi düşüncesini, felsefi inancını, dinini, mezhebini veya diğer inançlarını, kılık ve kıyafetini, dernek, vakıf ya da sendika üyeliğini, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası olmaksızın da işleyebilmesi mümkündür.

2.3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

AloTech tarafından kişisel veriler aşağıdaki belirtilen amaçlar doğrultusunda işbu Politika’nın 2.1. maddesi ile 2.2. maddesinde belirtilen ilke ve şartlara uygun şekilde işlenmektedir.

A – İş başvuruları kapsamında, çalışan adaylarının ve stajyerlerin insan kaynakları süreçlerinin planlanması ve takibi, çalışan adayı / stajyer seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi, çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi, insan kaynakları süreçlerinin planlanması, yetenek / kariyer gelişimi faaliyetlerinin yürütülmesi,

B – İnsan Kaynakları süreçleri kapsamında çalışan ve stajyerlerin bordro ve özlük hakları ile ilgili işlemlerin yürütülmesi, yasal bildirimlerin yapılması, sağlık sigortası işlemlerinin takip edilmesi, çalışan hak ve menfaatlerinin planlanması, çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi, akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi, yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi, performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi, yetenek / kariyer gelişimi faaliyetlerinin yürütülmesi, maaş politikalarının belirlenmesi, görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi, yabancı personel çalışma ve oturma izni işlemlerinin takibi, yetkili kişi kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi,

C – Sunulan ürün ve hizmetler üçüncü kişilerin beğenilerini, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçları doğrultusunda özelleştirilerek önerilmesi ve tanıtılması için gerekli olan faaliyetlerin planlanması ve icrası kapsamında müşteri memnuniyeti faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası, ürün ve hizmetlerle ilgili pazar araştırma ve pazarlama faaliyet ve süreçlerinin planlanması ve/veya icrası, sunulan ürün veya hizmetlerden en yüksek faydanın elde edilmesi için ilgili süreçlerin planlanması ve/veya icrası,

D – AloTech tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden üçüncü kişileri faydalandırmaya yönelik çalışmaların ilgili iş birimleri tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi kapsamında ürün ve/veya hizmetlerin satış süreçlerinin planlanması ve/veya icrası, satış sonrası destek hizmetlerinin planlanması ve/veya icrası, müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve/veya icrası, müşteri talep ve şikayetlerinin takibi, sözleşme süreçlerinin ve/veya hukuki taleplerin takibi,

E – AloTech’in ve onunla iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari iş güvenliğinin temin edilmesi kapsamında; denetim faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası, faaliyetlerin şirket prosedürleri ve/veya ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için gerekli operasyonel faaliyetlerin planlanması ve icrası, operasyonların güvenliğinin temini, verilerin doğru ve güncel olmasının sağlanması, yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi

F – AloTech tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi kapsamında bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası, bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi, finans ve/veya muhasebe işlerinin takibi, hukuk işlerinin takibi, iş faaliyetlerinin etkinlik/verimlilik ve/veya yerindelik analizlerinin gerçekleştirilmesi faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası, iş faaliyetlerinin planlanması ve icrası, kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası, lojistik faaliyetlerinin planlanması ve icrası, operasyon süreçlerinin planlanması ve icrası

G – AloTech’in ticari ve/veya iş stratejilerinin planlanması ve icrası kapsamında iş ortakları, müşteriler ve/veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi, stratejik planlama faaliyetlerinin icrası, iş ortakları ve/veya tedarikçilerin performans değerlendirme süreçlerinin planlanması ve takibi,

H – Fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması, taşınır mal ve kaynaklarının güvenliğinin sağlanması,

İ- AloTech faaliyetlerinin sürekliliğinin sağlanması, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, iç denetim/ soruşturma / istihbarat faaliyetlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi, organizasyon ve etkinlik yönetimi, erişim yetkilerinin yürütülmesi.

2.4. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Kişisel veriler, AloTech tarafından verilen hizmetler ve işçi-işveren ilişkisi kapsamında, sigorta şirketleri, hizmet tedarik ve temin edilen şirketler ile bu şirketlerin çalışanları, yazılım firmaları, yurtdışı ve yurtiçi banka ve finans kuruluşları, lisanslı ödeme kuruluşları, verilerin bulut ve benzeri ortamlarda tutulması ve korunması için hizmet alınan yurtiçi ve yurtdışı kuruluşlar, sunucu hizmeti alınan yurtiçi ve yurtdışı kuruluşlar, ticari elektronik ileti gönderilmesi için hizmet alınan yurtiçi ve yurtdışı kuruluşlar, Bankalararası Kart Merkezi (BKM), reklam ve iletişim ajansları, kredi kartı hizmet sağlayıcıları, ödeme hizmet sağlayıcıları, internet servis sağlayıcıları, mobil uygulama ve internet sitesi yazılım bakım ve destek hizmetleri sağlayanlar, AloTech’in pay sahipleri, bağlı bulunduğu grup veya grupların diğer şirketleri, doğrudan ve dolaylı bağlı ortaklık ve iştirakleri de dâhil olmak üzere AloTech’in yurtiçi ve yurtdışındaki iş ve çözüm ortakları başta olmak üzere AloTech’in iştigal konusuna giren faaliyetleri doğrultusunda, sözleşmesel ilişki içinde olduğu üçüncü gerçek ve tüzel kişilerle, bunların faaliyetleri kapsamında kullanacakları bilgilerle sınırlı olmak kaydıyla paylaşılmaktadır.

AloTech, ayrıca kişisel verileri yasal mevzuat gereği bilgi verilmesi zorunlu olan adli, idari ya da resmi sair makamlarla da paylaşmaktadır. Söz konusu veri paylaşımlarıyla; AloTech tarafından verilen hizmetlerin güvenli bir şekilde, kesintisiz olarak ve üstün kalitede sunulabilmesi ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlanmaktadır.

AloTech, kişisel verilerin aktarılması sürecinde, verilerin hukuka aykırı olarak kullanılmasını önlemek ve muhafazasını sağlamak için mevzuat uyarınca uygun güvenlik düzeyini sağlamak için gerekli tüm tedbirleri almaktadır

3. KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU

AloTech, kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ilgili kişinin kişisel verilerini, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan bir şekilde işbu Politika’nın 2.1. maddesi ile 2.2. maddesinde belirtilen ilke ve şartlara uygun şekilde işleyebilmektedir.

AloTech, kişisel verileri, işçi işveren ilişkisi, hizmet ilişkisi ve AloTech’in iştigal konusuna giren faaliyetleri ve sözleşmeler çerçevesinde başta çalışanları, eski çalışanları, çalışan adaylarını, stajyerleri, ziyaretçileri, iş birliği içinde olduğu kurum ve kuruluşların çalışanları ve yetkilileri, iştigal konusuyla ilgili olarak hizmet tedarik ettiği veya hizmet temin ettiği üçüncü kişiler olmak üzere ilgili kişilerin kişisel verilerini aşağıdaki kategorilerde işlemektedir.

• Kimlik
• İletişim
• Özlük
• Hukuki İşlem
• Fiziksel Mekân Güvenliği
• İşlem Güvenliği
• Finans
• Mesleki Deneyim
• Görsel ve İşitsel Kayıtlar
• Sağlık Bilgileri
• Irk ve Etnik Köken
• Din
• Ceza Mahkumiyeti

4.KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA AMAÇLARI VE SEBEPLERİ

AloTech, işbu Politika kapsamında ele alınan kişisel verileri Türkiye Cumhuriyeti Devleti’nin Anayasası ile ilgili kanunların, yönetmeliklerin, tüzüklerin ve tüm sair yasal mevzuatın ve bağlı bulunduğu grup veya grupların diğer şirketleri ile doğrudan ve dolaylı bağlı ortaklık ve iştiraklerinin tabi olduğu ilgili yasal düzenlemelerin kendisine yüklediği yükümlülükler nedeniyle işbu Politika’nın 2.3. maddesinde belirtilen amaçları doğrultusunda saklamaktadır.

5.KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR

AloTech, kişisel verileri, ilgili verinin türüne ve niteliğine uygun biçimde Kanun ve Yönetmelik kapsamında belirtilen ilkeler ve şartlar ile Kanun ve Yönetmelik başta olmak üzere sair mevzuat uyarınca kendisine veri sorumlusu sıfatıyla yüklenen yükümlülükler doğrultusunda uygun bir kayıt ortamında muhafaza eder.

Bu doğrultuda AloTech, kişisel verileri başta kağıt olmak üzere sair matbu ortamlarda fiziksel olarak; veri tabanı, bulut (cloud) ortamı, e-posta, web sitesi, yazılımlar, bilgisayarlar, mobil cihazlar, CD, DVD, flash bellek başta olmak üzere sair elektronik ortamlarda dijital olarak güvenli bir şekilde saklamaktadır.

6.KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

6.1 Kişisel Verilerin İmha Edilme Amaçları ve Sebepleri

AloTech, işlediği kişisel verileri, Kanun ve Yönetmelik uyarınca, bunların işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine işbu Politika’da belirtilen sürelere uygun olarak silme, yok etme veya anonim hale getirme suretiyle imha eder.

Bu kapsamda;

a. Kişisel verileri işlemeye esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

b. Taraflar arasındaki sözleşmenin hiç kurulmamış olması, sözleşmenin geçerli olmaması,

c. Sözleşmenin kendiliğinden sona ermesi, sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönülmesi,

d. Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması,

e. Kişisel verileri işlemenin hukuka veya dürüstlük kuralına aykırı olduğunun tespit edilmesi,

f. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,

g. İlgili kişinin, Kanunun 11. maddesinin 1. fıkrasının (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verileri işleme faaliyetine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,

h. Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi veya yok edilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

i. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

j. Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması

halleri başta olmak üzere, AloTech’in Politika kapsamında işlediği kişisel verilerin saklanmasında lüzum görmediği ve Kanun ve Yönetmelik’te belirtilen tüm durumlarda, kişisel veriler AloTech tarafından silinmek, yok edilmek veya anonim hale getirilmek suretiyle imha edilecektir.

6.3.1 Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel Veriler aşağıda yer alan tabloda belirtilen yöntemler ile silinmektedir: