Çağrı merkezlerinde kullanılan yenilikçi teknolojiler, iş süreçlerinin hızlı ve kesintisiz hâle gelmesinde önemli rol oynar. İletişim birimlerinde son dönemlerde sıkça tercih edilen yeniliklerden biri de yazar kasa entegrasyonlarıdır. Bulut çağrı merkezi yazılımlarını ve şirketlerin yazar kasalarını bir araya getiren bu sistem, doğruluğu yüksek veri alışverişine imkân tanır. İki sistemin bir arada kullanılması; temsilcilere satış bilgilerini görme, ödeme işleme ve müşteri bilgilerine ulaşma olanağı verir. Bu sayede çağrı merkezleri, müşterilere daha kapsamlı ve kaliteli hizmet sunabilir. Siz de bulut çağrı merkezi yazılımını yazar kasanıza entegre ederek şirketinizin iletişim biriminde yeni nesil gerekliliklere göre hareket edebilirsiniz. Peki, yazar kasa entegrasyonu nasıl yapılır, avantajları nelerdir? Entegrasyon süreciyle ilgili merak edilen soruların yanıtlarını yazının devamında bulabilirsiniz.
Yazar Kasa Entegrasyonu Ne İşe Yarar?
Çağrı merkezlerinde yapılan yazar kasa entegrasyonu, şirketler için işlevsel çözümler sunar. API veya seri bağlantı gibi farklı türlerde gerçekleştirilen birleştirme işlemi; müşteri hizmetlerini geliştirme, yasal süreçlere uyum sağlama, satışları yükseltme ve maliyetleri düşürme gibi kazanımları beraberinde getirir. Bunun yanı sıra yenilikçi teknolojiler konusunda birbiri ile rekabet hâlinde olan şirketler, entegrasyonla birlikte rekabet avantajı kazanarak müşterilerine daha iyi hizmet sunabilir. Hızlı ve doğru veriler ışığında faaliyet gösteren iletişim birimleri, müşteri memnuniyeti kazanma ve müşteri sadakati geliştirme konusunda başarı yakalayabilir. Otomasyonla yapılan veri doğruluğu ve yasal uyumluluk süreçleri sayesinde şirketler, işlem maliyetlerini düşürebilir.
Yazar Kasa Entegrasyonu Nasıl Yapılır?
İletişim birimlerinde yazar kasa entegrasyonu, şirketin kullandığı sisteme ve entegrasyon türüne bağlı olarak farklı şekilde ilerler. Genel olarak sistemleri bir araya getirme işlemi ön hazırlık, entegrasyon ve teknik destek gibi aşamalardan oluşur. Sürecin öne çıkan noktaları şunlardır:
Ön Hazırlık
Farklı iki sistemi bir arada kullanmak isteyen şirketler, öncelikle bunun için ön hazırlık ve araştırma sürecine girer. İki sistemin birbirine entegre edilmesi için çağrı merkezi yazılımı ile yazar kasa sisteminin uyumlu olması gerekir. Birbirini destekleyen modern sistemler tercih edildiğinde etkin bir süreç yönetimi mümkün olur. Ön hazırlık sırasında entegrasyonla ilgili tüm gerekli izinlerin alınması, sistemin yasal olarak kullanılabilirliği adına oldukça önemlidir. Teknik dokümantasyon işlemlerini tamamlayan şirketler, ön hazırlık sürecini sonlandırarak entegrasyon işlemine başlayabilir.
Entegrasyon
Entegrasyon sürecinde seri bağlantı veya uygulama programlama arayüzü (API) gibi farklı çözüm türlerini tercih etmek mümkündür. Seçilen bağlantı türüne uygun araçların kurulması ve sistemlerin konfigüre edilmesi ana sürecin temelini oluşturur. Çağrı merkezi yazılımı ve yazar kasa sistemi arasında veri haritalama çalışması yapılarak veri alışverişi için uygun zeminin oluşturulması gerekir. Bu işlemden sonra entegrasyonun başarılı olup olmadığına dair test aşamasına geçilir. Test sürecinde sistem gerekliliklerinin kontrolü ve sistemin akıcı şekilde çalışıp çalışmadığı incelenir. Herhangi bir hata görüldüğünde iyileştirme çalışmaları yapılır. Testin başarılı şekilde sonuçlanmasının ardından ise sistemin tanıtımı ve eğitim aşaması başlar.
Eğitim ve Destek
Birbiri ile uyumlu olarak kullanılan sistemler, son aşamada çalışanlara sunulur. Temsilciler, sistem gereklilikleri hakkında eğitim aşamasından geçer. Sistemi kullanma yöntemleri ve sistem hakkında bilinmesi gereken tüm detaylar yetkililer tarafından çalışanlara anlatılır. Bunun yanı sıra teknik destek ekibi de eğitim süreçlerine katılabilir. Sistemde herhangi bir sorun olması durumunda çalışanlar, teknik ekipten destek talep edebilir.
Yazar Kasa Entegrasyonunda Dikkat Edilmesi Gerekenler
İletişim merkezinde yazar kasa entegrasyonunun özelliklerini kullanmak isteyen şirketler; veri güvenliği, yetkilendirme, uyumluluk ve doğruluk gibi noktalarda hassas davranmalıdır. Bu noktada süreç yönetiminde dikkat edilmesi gerekenler şu şekilde sıralanabilir:
- Entegrasyon sürecinde en önemli konulardan biri, verilerin güvenli bir şekilde aktarılması ve korunmasıdır. İşlemi gerçekleştiren şirketlerin, güvenli veri işleme yöntemleri ve gelişmiş erişim kontrol mekanizmaları kullanması büyük önem taşır.
- Entegrasyon gerçekleştirilmeden önce şirket bünyesinde, entegrasyona erişimi olan kişilerin ve bu kişilerin sahip olduğu yetkilerin net bir biçimde tanımlanması gerekir.
- Planlanan entegrasyon süreci, tüm yasal düzenlemelerle ve veri koruma standartları ile uyumlu olmalıdır.
- Seçilen entegrasyon türünün, yazar kasa sistemi ve çağrı merkezi yazılımını desteklemesi şarttır.
- Entegrasyon türünün, şirketlerin ihtiyaçlarına ve büyüklüğüne göre seçilmesi önem taşır.
- Entegrasyon modeli seçiminde farklı maliyetler söz konusudur. Bu noktada şirketlerin net bir planlama ve ihtiyaç listesi hazırlayarak doğru modeli seçmesi gerekir.
- Veri haritalama işleminin eksiksiz şekilde yapılması sistemin akıcılığı ve güvenliği adına önemlidir.
- Entegrasyonun düzenli şekilde bakım ve güncelleme işlemlerinin yapılması, sistemin düzgün işleyişine imkân tanır.
- Entegrasyonla birlikte iş süreçlerinde değişiklik olması durumunda bunların planlı şekilde yönetilmesi genel işleyiş açısından önemlidir.
- Deneyimli bir entegrasyon sağlayıcı ile çalışmak, sürecin sorunsuz ilerlemesine aracılık eder.
Çağrı Merkezlerinde Yazar Kasa Entegrasyonunun Avantajları
İletişim birimlerinde yazar kasa entegrasyonu gerçekleştirmek, şirketlere sipariş takibinden hızlı sorun çözmeye kadar birçok noktada avantaj sağlar. Yazar kasa entegrasyonunun şirketlere sunduğu faydalar şu şekilde özetlenebilir:
Gelişmiş Müşteri Hizmetleri Kalitesi
Yazar kasa entegrasyonu sayesinde müşteriler, sipariş takibini temsilciler aracılığı ile anlık olarak yapabilir. Temsilciler, yazar kasa üzerindeki bilgilere kolayca erişerek sipariş, ödeme işleme ve diğer işlemler hakkında müşterilere doğru bilgiler sunabilir. Siparişle ilgili bir sorun yaşanması durumunda temsilcilerle iletişime geçerek sorunu çözebilir. Bunun yanı sıra entegrasyon sayesinde müşterilere özel teklifler ve fırsatlar sunmak da mümkün hâle gelir.
Verimlilik Artışı
İletişim birimlerinde yazar kasa verilerine anında ulaşabilen temsilciler, müşterilere hızlı ve doğru yanıtlar sunar. Bu durum, çağrı süresinin kısalması ve şirket maliyetlerinin düşmesi anlamına gelir. Manuel veri giriş ihtiyacını ortadan kaldıran sistem, veri hatalarını da en aza indirir. Böylece veri doğruluğu ve zaman tasarrufu sağlanır. Entegrasyonla birlikte siparişleri takip etme, sisteme işleme, faturalandırma ve iade süreçleri otomatik hâle gelir. Bu durum, iş akışını optimize ederek daha üretken ve verimli hareket etmeye olanak sunar.
Satışları Artırma
Entegrasyonla birlikte müşteriler, siparişlerini temsilciler aracılığıyla gerçekleştirebilir. Kolay ödeme olanaklarından yararlanan müşteriler sayesinde şirketler, satıştan vazgeçme gibi sorunları en aza indirir. Rahat ödeme aşamaları ile birlikte şirket satışları da artar. Ayrıca temsilciler, yazar kasa üzerinden geçmiş siparişlere erişerek müşterilere çapraz satış yapma imkânı bulabilir.
Yasal Uyumluluk
Entegrasyon işlemi, şirketlerin devlet tarafından belirlenmiş mali raporlama gerekliliklerine uyum sağlamasına olanak tanır. Yasal süreçlerde doğru ve eksiksiz şekilde hareket etme kabiliyeti kazanan şirketler, vergi yasalarına uyumluluk konusunda da avantaj yakalar. Bu sayede yasal süreçlerden doğan sorunlar ortadan kalkar.
Veri Analizi
Entegrasyon süreçleri, şirketlerin veri analizi ve raporlama işlemlerine katkı sağlar. Müşteri segmentasyonunu gerçekleştirme fırsatı yakalayan şirketler; müşterileri sipariş tutarı, satın alma geçmişi ve demografik yapıya göre analiz edebilir. Bu durum, şirketlere müşteri davranışlarını daha iyi anlama ve satış verimliliğini yükseltme şansı sunar. Elde edilen veriler şirket raporlama süreçlerine katkı sağlayarak müşteri memnuniyetinin artırılması, satış performansının geliştirilmesi ve stok yönetiminin doğru planlanması noktasında çeşitli avantajlar sunar.
Siz de şirketinizde yazar kasa entegrasyonu süreçlerine adım atarak sipariş takibi ve ödeme işleme gibi konuları daha kolay hâle getirebilirsiniz. AloTech’in sunduğu uçtan uca entegrasyon çözümleri ile müşteri yönetimini üst seviyeye taşıyabilir, rakiplerinizin önüne geçebilirsiniz.
