İşletmeler için müşteri ilişkilerinin yönetimi son derece önemlidir. Çağrı merkezleri için e-mail entegrasyonu, müşteri hizmetlerinin hızlanmasına katkıda bulunur. E-mail yönetimi ise pek çok işlevi bir arada sunarak çağrı merkezlerinin operasyonel verimliliğine yardım eder. Peki e-mail yönetimi nasıl yapılır? Çağrı merkezlerinde müşteri hizmetlerine ne gibi yararlar sağlar?
E-Mail Yönetimi Nedir?
E-mail yönetimi e-postaların düzenlenmesi, kategorize edilmesi gibi çeşitli işlevleri içerir. E-mail yönetiminin doğru yapılması karışıklıklardan kurtulmaya ve işlerin zamanında tamamlanmasına fayda sağlayabilir. Aksiliklerle karşılaşmamak, olası risk durumlarını minimum seviyeye düşürmek için e-mail yönetiminden yararlanmanız gerekebilir.
E-mail yönetimi ile e-mail trafiğinin kontrol altına alınması mümkün olur. E-postanın daha düzenli şekilde kullanılmasına destek olan e-mail yönetimi, müşteriyle kurulan iletişimde veriminin yükselmesine katkıda bulunur. E-mail yönetiminin özellikleri şöyledir:
- Mesaj filtreleme: Tanımladığınız kurallar doğrultusunda posta sunucusundan seçilmiş mesajları almanızı sağlar. Bu sayede önemli e-postalara daha çabuk erişmeniz mümkün olabilir.
- Sınıflandırma: E-maillerin daha kolay sınıflandırılabilmesi için üstveri ekleme özelliğini kullanabilirsiniz. E-mailleri hızlıca bulmanız ve yönetmeniz konusunda üstveri ekleme, yardımcılarınızdan biri olur. Etiketler ile e-postaları konu ya da önem gibi kriterlere göre ayrıştırabilirsiniz.
- E-mail saklama süresi: Gelen mesajları daha önceden belirlediğiniz süreler çerçevesinde saklanabilmesini ifade eder. E-mailleri kısa, orta, uzun vadeli olarak saklayabilirsiniz.
- Gruplama: E-maillerinizin daha düzenli olmasını sağlayan bir diğer özellik, e-postaların sanal olarak tanımlanan klasörlerde gruplanabilmesidir.
- Spam filtreleme: Spam filtreleme son derece önemli bir e-posta yönetimi niteliğidir. Gereksiz ve spam olan e-mailleri bu sayede filtreleyebilirsiniz. Böylece sadece önemli olan e-maillerinizi görme şansınız olur. Gereksiz e-maillerin filtrelenmesi yaşayabileceğiniz zaman kaybının da önüne geçer.
- Yedekleme: E-maillerin ortadan kaybolmamasını sağlamak amacıyla yedekleme işlemlerini yapmanız önemlidir. Özellikle önem seviyesi yüksek e-postaları saklamak açısından bu özellikten faydalanabilirsiniz.
- Yardım fonksiyonları: Size tanımlanan belli aktivitelerin gerçekleşmesine destek sağlayan birçok fonksiyonu içerir. Bunlar arasında kayıtlı mesajlar için standart formatları desteklemeye yönelik fonksiyonlar vardır. Ayrıca önemli görevlerin hatırlatılması, otomatik yanıtlayıcı gibi işlevler de sayılabilir.
AloTech çağrı merkezi entegrasyonu hizmeti sayesinde gereksinim duyduğunuz gibi e-mail şablon mesajları oluşturabilirsiniz. Bu sayede e-mail üzerinden gelen müşterileri taleplerine daha kısa vakitte dönüş yapabilirsiniz.
Çağrı Merkezlerinde E-Mail Entegrasyonu Nasıl Çalışır?
Müşteri taleplerin tek yerden yönetilmesini sağlayan e-mail çağrı merkezi entegrasyonunun nasıl çalıştığı merak edilen konulardan biridir. E-mail entegrasyonunu çalışmasına yönelik adımlar doğru takip edilmelidir. İlk olarak AloTech çağrı merkezi yazılımına Sistem Yöneticisi panelinden giriş yapmalısınız. Sonrasında ise E-posta sekmesine tıklayarak yönetim paneline erişebilirsiniz. Daha sonra yeni butonuna ilerleyerek yeni e-mail hesabı ekranına gelmelisiniz. Bu aşamada Hesap Bilgileri menüsüne tıklamanız gerekir.
Tanımlanacak olan e-posta hesabının Takma İsim ve Hesap ID bilgileri buraya girilir. Bu bilgiler özellikle işlemlerin yönetilmesini kolaylaştırır. Bilgileri girdikten sonra Konfigürasyon menüsüne ilerlemelisiniz. E-mail sunucusu ve çağrı merkezi sisteminin arasındaki bağlantıyı sağlamak adına konfigürasyon ayarlarının yapılması gerekir. Sistemin güvenli bir biçimde e-mail trafiğini yönetebilmesi için bu aşamada E-mail Adresi ve Uygulama Şifresi girmelisiniz. Daha sonra e-mail detayları menüsünde karşınıza çıkan bilgileri kontrol etmelisiniz.
Sisteme eklenen e-mail hesabının çalışması için bilgilerin doğruluğundan emin olmalısınız. Bilgileri teyit ettikten sonra Test tuşuna tıklayın. Sonrasında ise Kaydet butonuna basın. Devamında Sistem Yöneticisi sekmesinde Chat Widget’ları menüsüne ilerlemelisiniz. Widget Türü olarak e-mail seçebilir ve profilinizi tamamlayabilirsiniz. Sistem Yöneticisi sekmesinde Gelen Chatler menüsüne tıklayın. Tanımladığınız e-mail profilininin yer aldığı Chat Widget’ını seçin. Daha sonra e-mail çağrı merkezi entegrasyonunu tamamlayabilirsiniz.
E-Mail Yönetiminin Müşteri Hizmetlerine Faydaları Nelerdir?
Müşteri hizmetlerinde e-mail kullanımı pek çok avantajı da beraber getirir. E-mail kutusunun çağrı merkezi entegrasyonu ile çalışması, işlerin büyük oranda kolaylaşmasına yardımcı olur. Müşteri taleplerine daha hızlı dönüş yapabilmek için e-mail entegrasyonundan faydalanabilirsiniz.
Çağrı merkezi sistemine entegre edilen e-mail kanalı ile taleplerin yönetilmesi daha kolay bir hal alır. E-mail yönetimi ile mail üzerinden iletilen müşteri taleplerini kolayca görüntüleyip yönetebilirsiniz. Mail kutularının karmaşasından kurtulmak üzere oldukça etkili bir yöntem olduğu söylenebilir. Bu sayede karışık e-posta kutularınız düzene girmeye başlar. Mail alma ve gönderme işlemlerini kolaylıkla yapabilirsiniz. Müşterilerinizle olan etkileşimlerinizi etkili biçimde yönetmek üzere AloTech’ten Demo talebinde bulunabilirsiniz.
E-mail yönetiminin kullanımıyla müşteri hizmetlerine yansıyan yararlardan biri de merkezi kontroldür. E-mail yönetimiyle merkezi yönetim imkanından faydalanabilirsiniz. Çağrı merkezi çalışanlarınız e-mail yönetimi sayesinde bütün müşteri taleplerini tek bir ekrandan izleme fırsatına sahip olur. Aynı zamanda da yönetimini de kolaylıkla gerçekleştirebilir. Bu sayede müşteri hizmetleriniz, süreçleri daha düzenli şekilde takip edebilir. Merkezi kontrol imkanıyla yanıt sürelerinin daha verimli hale gelmesi ve süreçlerin son derece şeffaf biçimde izlenmesi mümkün olur.
E-mail kanalları yoluyla iletilen müşteri talepleri, çağrı merkezi çalışanlarınız tarafından kolayca kontrol edilebilir. E-mail entegrasyonu taleplerin düzenli olarak sıralanmasına katkıda bulunur. Sıralama sonucunda herhangi bir talebin de gözden kaçması engellenebilir. Çözüm yollarına ulaşmak da daha kısa zaman alır ve süreç etkili biçimde yönetilebilir.
E-mail yönetimiyle çağrı merkezine gelen birden çok talebi aynı anda karşılamanız mümkün olabilir. Çalışanlarınız birden fazla e-mail talebini paralel olarak işleme imkanına sahip olur. Çoklu talepleri hızlıca çözebilmeleri, verimliliğin de yüksek tutulmasına önemli bir bir katkı sağlar. Bu sayede aynı anda daha çok müşterinin talebine cevap vermeniz mümkün hale gelir. Çoklu talep çözümleri vereceğiniz hizmetin verimliliğini yükseltir. Ayrıca müşterilerinizin memnuniyet seviyesinin artması konusunda da önemli aktörler arasında yer alır.
Mail gönderim zamanları analiz edilerek e-mail gönderimini otomatik hale getirilebilir. Bu özellik ile müşteriler e-mailleri daha hızlı görebilir ve okuyabilir. Otomatik oluşturulan cevaplarla müşterileri anında bir geri bildirim sağlanması mümkün olur. Bu durum e-mail yönetiminin müşterilerin bekleme süresini azaltır. Ayrıca müşterilere verilen hizmetin de kalitesi yükselebilir.
E-mail yönetiminin bir diğer yararı müşterilerin e-mailler ile etkileşime geçme konusunda analiz sunmasıdır. E-postalarla iletişime nasıl ve ne zaman geçtiği gibi ayrıntılı analizler ortaya koyabilir. Müşterilerin e-maillere tıklama oranları, açma oranları, ne kadar sürede yanıtladıkları gibi konular müşteri hizmetleri için stratejilerinin gücünü görmesini sağlayabilir. Analizler sonucunda elde edilen bilgilerle e-mail içeriği, hitap tarzı, gönderim sıklığı gibi parametreler müşteri memnuniyetinin artacağı biçimde değiştirilebilir.
Siz de e-mail performansınızı gerçek zamanlı olarak takip etmek için AloTech E-Mail Entegrasyonu hizmetinden faydalanabilirsiniz. Gelen e-mail taleplerine, müşteri bilgilerine, geçmiş kayıtlara ve tüm mail operasyonuna ait gerçek zamanlı verilere kolaylıkla erişim sağlayabilirsiniz.
