İş dünyasının farklı sektörlerinde öne çıkan müşteri memnuniyeti eğitim alanında da önemli bir unsur haline gelmiştir. İlk ve ortaöğretim kurumlarından kurslara ve üniversitelere kadar pek çok alanda müşteri hizmetleri kullanımı giderek yaygınlaşmaktadır. Müşteri hizmetleri konusunda beklentileri karşılayabilen kurumlar müşteri sadakatini de artırma şansı elde eder. Öğrenci ve veliler bir kurumla alakalı yaşadıkları iyi tecrübeleri arkadaşlarıyla, diğer tanıdıklarıyla paylaşma eğilimindedir. Bu durum da okula kayıt gibi konularda kurumlar adına olumlu etki yaratır. Call center studio tabanlı AloTech bulut çağrı merkezi çözümleri sayesinde eğitim kurumunuzun müşteri hizmetleri kalitesini artırabilirsiniz. Peki, eğitim sektörü için çağrı merkezinin önemi nedir, müşteri hizmetlerini geliştirmenin yolları nelerdir? İçerikte eğitim sektöründe müşteri hizmetlerine dair merak edilenleri bulabilirsiniz.
Eğitim Sektöründe Çağrı Merkezi Nedir?
Eğitim sektöründe çağrı merkezi eğitim kurumu ve topluluklar arasındaki iletişimi yöneten birimdir. Bu alanda faaliyet gösteren bulut çağrı merkezi sistemleri genellikle gelişmiş işlevlere sahiptir, her iki taraf için de etkileşim düzeyini üst seviyeye taşır. Özel çağrı merkezi yazılımları ile güçlendirilen sistem sayesinde kurumların kayıt süreçlerini yönetmesi, teknik ve idari yardım alması kolay hale gelir. Bulut çağrı merkezi üzerinden sanal bir santral oluşturmak ve sanal numaraları mevcut hatlara taşımak mümkündür. Böylece her çağrı merkezine özel hesap atayabilirsiniz. Üstelik çalışanlar hesaplarını mobil olarak da kullanabilme şansına sahiptir.
Eğitim Sektöründe Çağrı Merkezinin Önemi
Eğitim sektöründe artan pazar yoğunluğuna paralel olarak eğitimde müşteri hizmetleri yönetimi de her zamankinden daha kritik bir hal almıştır. Söz konusu sektörde iyi bir müşteri hizmetleri deneyimi sunmak öğrenciler ve veliler üzerinde önemli etkiler yaratma potansiyeli taşır. Kaliteli müşteri hizmetleri kurumda daha mutlu ve üretken öğrenciler olmasına katkı sunar. Bu da uzun vadede eğitim kurumlarının listelerde daha üst sıralara yerleşmesine imkan tanır. Eğitim kurumlarında çağrı merkezlerini hayati kılan bazı nedenler şu şekildedir:
- Çağrı merkezi birimleri öğrenci ve velilerin beklentilerini karşıladığı zaman onların kuruma karşı memnuniyetini artırır, onlara keyifli bir deneyim yaşama olanağı sunar.
- Eğitim kurumunu beğenen öğrenci ve veliler yaşadıkları tecrübeleri, başarı öykülerini diğer ailelerle ve arkadaşlarıyla paylaşmaya istekli olur. Böylece kurumlar için daha fazla müşteri kazanmak mümkün olur.
- Kişiselleştirilmiş çağrı merkezi deneyimi öğrenci ve velilerin kuruma olan güvenini, sadakatini artırır.
Eğitim Sektöründe Müşteri Hizmetlerini Geliştirmenin Yolları
Eğitim kurumları yeni öğrenciler kazanmak ve mevcut öğrencilerin devamlılığını sağlamak için onlara daha iyi hizmet vermenin farklı yollarını arar. Günümüzün artan rekabet koşullarında müşteri hizmetleri kalitesini yükseltmek diğer kurumların önüne geçmek için değerli bir fırsattır. Kusursuz bir müşteri hizmetleri yönetimine odaklanmak ve uzun süreli bir deneyim yaratmak için tercih edilebilecek yenilikçi yollar şu şekildedir:
Çok Kanallı Destek Hizmeti Sunun
Hem iletişim hem de satışa yönelik olarak dizayn edilen çok kanallı hizmetler eğitim sektörü için yeni standartlar olarak kabul edilir. CRM platformları ile entegre edilebilen müşteri hizmetleri yazılımları sayesinde öğrenci ve velilerin e-posta, telefon, sosyal medya gibi çeşitli kanallar üzerinden gelen taleplerini tek bir arayüzden izlemek mümkün olur. Tüm taleplerin tek bir platformdan yönetilmesi çağrı merkezi ekibinin öğrencilerle/velilerle farklı kanallar üzerinden bağlantı kurabilmesine imkan tanır. Bu sayede sorunların daha hızlı çözülmesi sağlanır. Çok kanallı pazarlama stratejisi sayesinde öğrencilere, mezunlara ve diğer kişilere kişiselleştirilmiş bir deneyim sunabilirsiniz. Öğrencilerin sorunları ve endişeleri hakkında önemli bilgiler edinebilir, çıkarımlar yapabilirsiniz. Dijital araçlar ve e-öğrenme gibi faaliyetlerle eğitimdeki gecikmelere müdahale edebilirsiniz. Çok kanallı destek sayesinde maliyeti azaltıp zamandan tasarruf edebilirsiniz.
İlk Yanıt Süresine Odaklanın
Eğitim kurumlarının en önemli görevleri arasında öğrenci ve velilere hızlı, etkili yanıtlar vermek, yeterli bilgi sağlamak ve her an ulaşılabilir olmak bulunur. Öğrenci ve veliler eğitim odaklı konularda çoğunlukla sabırsız davranır. Bu sebeple sorunlara hızlı tepki vermek son derece önemlidir. İlk yanıt süresini hızlandırmak canlı sohbet yazılım araçları ile mümkün olabilir. Çevrim içi sohbet platformları sayesinde ebeveynlerin ve öğrencilerin endişelerini hızlı bir şekilde yanıtlayabilir, onlara gerçek zamanlı destek sunabilirsiniz. Ayrıca canlı sohbet araçları soruların doğru ekip ve departmanlara iletilmesine yardımcı olur. Ek olarak bu platformlarda hazır yanıtlar sunarak öğrenci ve velilerin endişelerini hızlı bir şekilde yanıtlama fırsatınız olabilir. Özellikle uzaktan eğitim veren bir kurumsanız ilk yanıt süresinin hızını yükselterek hedeflediğiniz marka kimliğine ulaşma yolunda önemli bir adım atabilirsiniz.
24 Saat Ulaşılabilir Olun
Müşteri hizmetleri destek birimlerinde gelen taleplere kişilleştirilmiş çözümler sunmak adına yapay zeka robotları kullanılır. Eğitim sektöründeki müşteri hizmetlerinde kullanılan yapay zeka trendlerini takip ederek müşterilerinizi memnun etmek adına fark yaratabilirsiniz. AI chatbot sistemleri; kabul süreçleri, kurslar, uzmanlıklar, kampüs hayatı, ödeme ile ilgili bilgiler, ücretler ve sponsorluklar gibi konularda öğrencilere/velilere hızlı yanıtlar sunar. Yapay zeka destekli eğitim robotları öğrencilerin bilgiye anında erişmesine ve kurumla olan deneyimini geliştirmesine imkan tanır. Chatbot araçları öğrencilerin duygusal durumunu anlayıp buna göre yanıtlar sunabilir. Ayrıca araçlar öğrencilerin ihtiyaç ve gereksinimlerine göre kişiselleştirilmiş bilgiler verir.
Gerçek Zamanlı Müşteri Etkileşimi Teknolojileri Kullanın
Günümüzde öğrenciler kendi programlarına ayak uydurabilecek, modern, esnek ve yenilikçi bir eğitim anlayışı talep eder. Çevrim içi öğrenme ve görüntülü sohbet gibi araçlar bu alanda önde gelen teknolojiler arasındadır. Görüntülü sohbet gibi canlı etkileşim araçları esnek eğitim imkanı sunarken öğrencilerin eğitimcilere anında ulaşabilmesine de yardımcı olur. Bu da etkileşimli öğrenme deneyimi oluşturulması adına fark yaratır. Canlı video araçları ile öğrencilerin sorularını yanıtlamak ve onları eğitmenlerle buluşturmak kişisel bir deneyim yaratmaya, müşteri memnuniyetini geliştirmeye katkı sunar.
Öğrenci Ve Velilerden Geri Bildirim Alın
Öğrencilerin ve velilerin ihtiyaçların anlamak adına onlardan geri bildirim talep edebilirsiniz. Bu, müşteri hizmetlerinden kurumunuzun genel işleyişine kadar pek çok noktada size değerli bilgiler sağlar. Öğretim kalitesi, personel ve öğrenme ortamı gibi konularda karşı tarafın fikrini sorarak verileri analiz edebilirsiniz. Geri bildirim almak müşteri etkileşim stratejinizin iyi bir şekilde işlemesine ve kurum standartlarınızın gelişmesine yardımcı olur. Öğrencilere/velilere aylık ve üç aylık anketler sunabilir, kurumunuzla ilgili müşteri yorumlarını inceleyebilirsiniz. Olumsuz değerlendirmeleri dikkatli bir biçimde ele alarak gerekirse karşı tarafa özürlerinizi iletebilirsiniz.
Self Servis Seçenekleri Sunun
Self servis araçları proaktif eğitimin yenilikçi yollarından biridir. Müşteri hizmetleri alanında veritabanı entegrasyonuyla oluşturacağınız self servis seçenekleri sayesinde öğrencilerin sorunlarını kısa sürede çözmelerine imkan sunabilirsiniz. Müşterilerinizin sorun ve taleplerini inceleyip buna yönelik eğitim içerikleri oluşturabilir, sorunları ortaya çıkmadan çözme yoluna gidebilirsiniz. Self servis araçları ile öğrenci ve velilerin her aradıkları bilgiyi bulmalarını sağlayın. Bunun için videolar, web seminerleri, e-kitaplar, bloglar ve bilgi tabanı sistemlerinden yararlanabilirsiniz. Web sitenizde SSS bölümüne yer vererek kurumunuzun genel müşteri deneyimini geliştirebilirsiniz.
Siz de eğitim kurumunuzun müşteri deneyimini ileri seviyeye taşımak için bulut çağrı merkezi teknolojileri çözümlerinden faydalanın. AloTech’in eğitim sektörü müşteri hizmetleri çözümlerini inceleyerek müşterilerinizle olan etkileşiminizi başarılı bir şekilde yönetin.
